Geschikt voor

Vastgoedmanagement op tactisch en operationeel niveau.

Toelichting van de leverancier

Ultimo stelt de gebruiker in staat om het totale vastgoedbeheer binnen de organisatie te stroomlijnen. Het systeem bestaat uit de volgende modules:

• Vastgoedbeheer; voor registratie van de vastgoedportefeuille (gebouwen, bouwdelen, bouwlagen, ruimtes, (gebouwgebonden) installaties en inventaris). De opbouw van de gebouwbeheersoftware is mede gebaseerd op de NEN 2580 en NL SfB Codering. CAD-tekeningen, plattegronden en andere relevante documenten kunnen gekoppeld worden. De software bevat mogelijkheden voor CAD-integratie. Daarnaast is het mogelijk om in Ultimo financiële informatie, kadastrale secties en WOZ-beschikkingen te registreren. Ook onderhoudsactiviteiten kunnen hiermee gemonitord worden. 
• Conditiemeting om objectieve data te bemachtigen over de toestand van gebouwen, ruimtes en gebouwgebonden installaties (conform NEN 2767). Hiervoor is een inspectietool van Keur-IT en een standaard interface beschikbaar (ook op PDA). Op basis hiervan kunnen onderhoudsplanningen opgesteld worden. 
• Meerjarenplanning Onderhoud voor het maken van onderhoudsplanningen, gebaseerd op elementen, activiteiten, onderhoudstoestand, kostprijs en cycli. Met behulp van het prijzenboek van RoyalHaskoningDHV kan een begroting opgesteld worden op basis van actuele marktinformatie (bijv. materiaal- en loonkosten, etc.). Verschillende scenario’s kunnen vergeleken worden. De gebruiker kan het jaarplan omzetten in takenpakketten, die intern kunnen worden uitgevoerd of uitbesteed aan derden. Bij de afhandeling van de werkzaamheden worden de werkelijk gemaakte kosten ingeboekt en doorbelast aan de juiste kostenplaats.
• Verhuuradministratie om het administratieve proces bij verhuur van vastgoed te borgen, waaronder het vastleggen van contracten en facturatie van huurcontracten middels een koppeling met het financiële systeem. Tevens geeft de module geeft overzichten van bijvoorbeeld bezettingsgraden, beschikbaarheid van ruimte en opbrengsten.  
• Ultimo Go; een mobiele app om storingsmeldingen af te handelen.
• Business Reporting; voor het verkrijgen van managementinformatie, weergegeven in rapportages en dashboards. De rapportages geven inzicht in diverse meldingen, voortgang van werkzaamheden, gemaakte kosten en bestede uren, begrotingen, (service)contracten, historische gegevens, levertijdbewaking, inventarisgegevens, bezettingsgraden, etc.

Ultimo ondersteunt naast vastgoedbeheer, ook op het gebied van facilitymanagement en IT-beheer. Bijvoorbeeld door inventarisbeheer te koppelen aan reserveerbare ruimtes. Of Infra Asset Management, waardoor de organisatie een integraal systeem krijgt waarmee ook assets in de openbare ruimte beheerd kunnen worden. Denk in dit kader aan wegen, bruggen, sluizen en gemalen.
 
Ultimo kan gekoppeld worden aan andere systemen binnen de organisatie, zoals Microsoft Office, Auto CAD-viewer; Auto CAD-integratie, gebouwbeheersystemen, ERP-systemen, financiële systemen, Active Directory, GIS, etc.
 

Gebruiksspecifieke informatie

Ultimo wordt gebruikt door maatschappelijke vastgoedbeheerders, voor zowel het technisch, administratief en financieel beheer. 

Kosten

Software is beschikbaar in de vorm van éénmalige aanschaf of in de vorm van SaaS (Software as a Service). 

Gebruikers

Gemeente oa. Dordrecht, Schijndel, Nieuwkoop, Beverwijk, Leudal midden Drenthe.

Beoordeling door gebruikers

Referentie op de site van Ultimo.

Meer informatie

• Ultimo van Ultimo Software Solutions