De tweede stap is er op gericht relevante gegevens rond de vastgoedportefeuille te verzamelen en te analyseren. Het vormt samen met je opgave (stap 1) de basis voor je aanpak (stap 3) en het monitoren van je resultaten (stap 7). 

Deze stap is 12 mei 2021 online met het werkveld besproken. Sara Rieuwerts van Republiq gaf daarbij een toelichting op stap 2 (zie presentatie).

Gegevens verwerken tot relevante beleidsinformatie: hoe werkt dat?

• Data is nog geen informatie.
• Eigen data en open data kunnen (via algoritmes en slim combineren) worden verwerkt tot beleidsrelevante informatie.
• Belangrijke voorwaarden hiervoor is het hebben van data en de toegang tot data. 
• Vervolgens kunnen data-analisten de data vertalen naar handige overzichten, dashboards en managementinformatie.
• Welke data je verzamelt en gebruikt hangt af van je opgave (zie stap 1)  .

Op welk deel van je portefeuille richt je je?

• Je kunt je richten op alle panden of alleen op je toekomstige (kern)portefeuille. Van de eerste kennen we geen voorbeelden. 
• Je kunt delen van je portefeuille om wat voor reden dan ook uitsluiten, bijvoorbeeld omdat je vermoed dat hier nog oplossingen voor komen of omdat je nog niet weet wat je er later mee wilt. Deze wel goed in beeld houden.
• Je kunt er ook voor kiezen de panden die je huurt en panden van gesubsidieerde instellingen en verbonden partijen bij je aanpak te betrekken.  
• Waar je voor kiest is afhankelijk van de taakopvatting van je organisatie (je organisatiedoelen bij stap 1).
• Wellicht is die keuze al gemaakt in een huisvestings- of voorzieningenplan of in het kader van het vastgoedbeleid. Zoek dat eerst uit.

Hoe krijg je zicht op je toekomstige portefeuille?

• Analyseer de huidige vraag en het huidige aanbod en de toekomstige vraag en het toekomstige aanbod. Kijk vervolgens wat er nodig is om van het huidige aanbod naar de in de toekomst gewenste aanbod te komen. Zie ook dit filmje met uitleg over een dergelijke analyse in dit geval in het kader van een IHP.
• Verwerk je resultaten in overzichtelijke schema’s en tabellen, zodat je ook iets in handen hebt om het gesprek met anderen aan te gaan over de discrepantie tussen huidige en toekomstig gewenste duurzame vastgoedportefeuille.

Welke duurzaamheidsindicatoren zijn er?

• Voor energie hebben we labels en de energieprestatie volgens de NTA 8800, waarbij het energiegebruik wordt uitgedrukt in kWh/m2/gebruiksoppervlak/jaar.
• Voor de andere duurzaamheidsaspecten hebben we de MilieuPrestatieGebouwen (MPG), DuurzaamheidsPrestatie gebouwen (DPG), WELL Building Standaard, Frisse Scholen Klassen, Vignet gezonde scholen, Circulariteit Prestatie van Gebouwen en meer.
• Het heeft voordeel om zowel voor nieuwbouw als bestaande bouw dezelfde indicatoren te gebruiken. Dan wordt onderlinge vergelijking van prestaties makkelijker.
• Zie voor meer tekst en uitleg over indicatoren In Control 2019 (blz 17).

Hoe vertaal je het feitelijk energiegebruik naar kwh/m2/GO/jaar?

• Dat kan je zelf doen door het jaarlijks energiegebruik om te rekenen naar kWh. Zo komt 1 m³ aardgas overeen met 9,78 kWh en 1 kg vaste biomassa met 4,19 kWh. Voor de precieze getallen kan je gebruik maken van het WEii-protocol.
• In het klimaatakkoord wordt onderscheid gemaakt tussen gebouwgebonden gebruik en gebruiksgebonden gebruik. Het gebouwgebonden wordt berekend aan de hand van formules en vormt de basis voor de nieuwe energielabeling.

Welke gegevens heb je nodig om op duurzaamheid te kunnen sturen en hoe kom je daaraan?

• Welke gegevens je nodig hebt hangt af van waar je op wilt sturen als het om duurzaamheid gaat (zie stap 1).
• Afhankelijk van je keuze hebben we een groslijst gemaakt van mogelijke gegevens die je nodig kunt hebben. Wordt nog aan gewerkt.
• Zie In Control 2019 (blz 9) voor andere gegevens die je nodig hebt om op je portefeuille te kunnen sturen, waaronder staat van onderhoud, contractgegevens, financiële gegevens, wet- en regelgeving.
• Op de website van Bouwstenen is een overzicht te vinden van beschikbare open data bronnen te vinden. Aanvullingen zijn welkom.
• Zie voor open data ook In Control (blz 16 en 17).

Hoe krijg je (meer) inzicht en houd je overzicht?

• Definieer je 0-situatie goed, zodat je daar altijd op terug kunt grijpen.
• Maak zoveel mogelijk gebruik van echte en actuele gegevens die je kunt verkrijgen uit sensoren, meters, enzovoort; ook over de tijd gezien zodat je zicht op de voortgang houdt. Zie ook het artikel “Ieder gebouw kan in een dag praten” uit In Control 2020 (pagina 34, 35).
• Kijk daarbij vooral naar wat je al in huis hebt. Een WKO kan bijvoorbeeld een prima thermometer zijn voor het energieprestatie van je gebouw.
• Maak gebruik van energieregistratie en bewakingssystemen; zie In Control 2018 (blz 26 en 27).
• Maak gebruik van een vastgoedinformatiesysteem die past bij je doelstellingen en organisatie. Als je nog geen systeem hebt, schaf er dan een aan. Op de website van Bouwstenen is een overzicht van deze systemen te vinden, inclusief gebruikerservaring. Zie voor aanschaf ook de lessen uit de praktijk van Almere in In Control 2017 (blz 30) en de bijdrage van DEMO consult in In Control 2020 (blz 18 en 19).
• Besef dat de organisatie rond het gebruik van het systeem belangrijker is dan het systeem zelf. Als het systeem niet goed wordt gebruikt heeft het geen waarde.
• Maak 1 iemand verantwoordelijk voor het informatiemanagement, formuleer duidelijke spelregels en maak er tijd voor vrij.
• Maak als je samen data beheert goede afspraken over uitwisselbaarheid, eigendom, toegang en privacy. Zorg dat de data actueel, concreet, correct en uniek is (ACCU).  
• Analyseer en check de kwaliteit van de data door gebruik te maken van de informatie uit meerdere bronnen; zie In Control 2018 (blz 25).
• Vergelijk je data met die van anderen via allerlei benchmarks en openbare data; zie overzicht.
• Sla bruggen tussen informatie-eilanden, bijvoorbeeld via het negenvlaksmodel, van Rik Maes, hoogleraar informatiemanagement; zie in Control 2017 (blz 22 en 23).
• Maak gebruik van dashboards met handige koppelingen tussen systemen om de uitvoering te faciliteren en de resultaten te monitoren. Denk goed na over wie deze dashboard gaat gebruiken en betrek die bij het proces. 
• Gebruik informatietechnologie als versneller; van de duurzaamheidsopgave: zie In Control 2018 (blz 44).

Hoe doen anderen het?

• Oss gebruikt als uitgangspunt voor de verduurzaming het accommodatiebeleid van de gemeente; zie uitleg uitleg wethouder.
• Zie de website van Bouwstenen voor voorbeelden van voorzieningenplannen (inclusief IHP’s) en vastgoednota’s van gemeenten.
• Eindhoven werkt toe naar een kernportefeuille aan de hand van omgevingsinformatie; zie In Control 2019 (blz 18, 19 en 20).
• RHDHV richt zich bij de verduurzaming ook op huurpanden.
• Tynaarlo heeft in één plaatje (pagina 6) op basis van people planet profit de verschillende duurzaamheidsindicatoren in beeld gebracht (de nul-situatie). Iets dergelijks zouden we ook voor gebouwen kunnen maken, bijvoorbeeld opgehangen aan de duurzaamheidsdoelstellingen van de Verenigde Naties.
•  Hogeschool Utrecht heeft om duurzaamheidsdoelen te halen bij de nieuwbouw van een school goed naar de ICT-infrastructuur gekeken; Zie In Control 2018 (blz 12 en 13).
• Almere houdt verzamelen vastgoeddata binnen de perken; Zie In Control 2018 (blz 14 en 15).
• Scholenstichting Boor stuurt op basis van werkelijk energiegebruik en werkt met een excel om de voortgang te monitoren.
• Woningcorporatie Rochdale heeft na een reorganisatie een nieuw informatiesysteem ingericht en geeft tips voor aanschaf; zie In Control 2018 (blz 28 en 29).
• De TU Delft heeft een sharepoint; waarop alle relevante vastgoedinformatie wordt ontsloten: zie In Control 2017 (blz 14 en 15).
• Zoetermeer heeft een dashboard ontwikkeld om te kunnen sturen op basis van feiten.
• Utrecht heeft een dashboard ontwikkeld om op haar energieprestaties te kunnen sturen en de resultaten te monitoren. Zie hier de uitleg in een filmpje en artikel uit In Control 2020 (blz 32 en 33).
• Hoorn heeft een financieel dashboard uitgebouwd tot een uitgebreid dasboard voor vastgoedmanagement.  

Wie moet het doen?

• Hier ligt een mooie  taak voor de informatiemanager. Die kan dit oppakken samen met de interne projectleider verduurzaming, de beleidsafdelingen en de vastgoedmanager. Zie de publicatie Rollen in het vastgoedmanagement, het artikel over de informatiemanager uit In Control 2017 (blz 24) en de bijdrage van Roger Pikart, informatiemanager uit Almere (2021).
• Er zijn diverse bureau's die ondersteuning kunnen bieden; zie In Control 2020 (blz 36).

Wat is nu de eerste actie?

• Ga gewoon aan de slag. Kies je eigen richting, route en tempo. Er zijn geen volgordelijke stappen. Je kunt er gewoon mee beginnen; van voor naar achter (bij wat je hebt) of van achter naar voor (wat je zou willen). Het is en blijft een continue proces van ontwikkelen, verbeteren en bijschaven.
• Als leidraad kan het Ontwikkelmodel datagedreven vastgoedsturing van Republiq houvast bieden; zie In Control 2020 (blz 14 en 15).
• Kijk ook even naar de snelste route voor professioneel informatiemanagement uit In Control 2017 (blz 26 en 27).
• Of neem een voorbeeld aan de stappen die Rotterdam heeft gezet; zie In Control 2019 (blz 21, 22 en 23).
• Maak een A4tje en geef daarop op hoofdlijnen aan op welke panden je je richt, welke informatie je al hebt en wat je nog nodig hebt om goed te kunnen sturen en de voortgang te monitoren. Bespreek dat in ieder geval met je bestuurder.
• Geef je op voor het Bouwstenen netwerk rond informatiemanagement.
• Sluit je aan of begin samen met Bouwstenen een gebruikersgroep van informatiesystemen; zie ook In Control 2018 (blz 36).

Meedoen? Dat kan Formuleer drie concrete acties waarmee je aan de slag kunt/gaat. Stuur je vragen, nieuws, tips en suggesties naar nieuws@bouwstenen.nl of gebruik onderstaande reactieknop Doe mee als partner van Bouwstenen en help elkaar vooruit.

Meer informatie