Waarom een toolbox?
Veel gemeenten, woningcorporaties, zorginstellingen, vastgoedbeheerders en adviesbureaus managen hun vastgoed met zelf ontwikkelde tools. Die tools variëren van standaardhuurcontracten tot kostendekkende huurprijsberekeningen, van verhuurprotocollen tot strategische analysemodellen. Daar zijn tools bij die ook bruikbaar zijn voor andere partijen. Die hoeven het wiel niet opnieuw uit te vinden.
Op 1 september 2011 is tijdens een startbijeenkomst het initiatief van de toolbox gelanceerd. U vindt hier een verslag van deze bijeenkomst en de bijbehorende presentatie.
Wat is het doel?
De Toolbox Maatschappelijk Vastgoed stelt vastgoedmanagers in staat om van elkaar te leren en tools van elkaar te gebruiken. Doel is om in minder tijd en met minder kosten te komen tot betere eigen tools, die de toets der kritiek kunnen doorstaan. Via een actief proces van toepassing, reflectie en aanpassing wordt de toolbox voortdurend verbeterd en uitgebouwd.
Welke tools?
Focus is het management van maatschappelijk vastgoed vanuit het eigendomsperspectief (= gebouw). Denk daarbij aan:
- beschrijving van standaardprocessen en procedures (aankoop, ontwikkeling, verhuur, verkoop, enz.);
- standaardcontracten voor verhuur, in gebruik, onderhoud, schoonmaken, enzovoort;
- rekenmodel voor kostprijsdekkende huur (update van Kopgroepboekje);
- functie- en competentieprofielen van vastgoedmedewerkers;
- uiteenlopende modellen/formats voor registratie (Basisadministratie), diagnose en strategievorming;
- zie hier nog meer voorbeelden.
Geen instumenten voor facilitair beheer (= gebruik).
Voor wie bedoeld?
Vastgoedmanagers en professionals van gemeenten, woningcorporaties, zorgondernemingen en marktpartijen. Deelname is niet op naam maar per organisatie.
Hoe werkt het?
De Toolbox wordt als volgt gevuld:
- Deelnemende organisatie brengt eigen instrumenten in (minimaal één) en geeft aan met welke tools ze komend jaar in ieder geval aan de slag willen;
- De instrumenten worden door de trekkers van de groep geordend op de website van Bouwstenen gezet (tenzij de deelnemende organisatie dat niet wil);
- Iedereen kan deze instrumenten voor eigen doeleinden gebruiken; Iedere deelnemer recenseert tenminste één tool;
- Op gezette tijden (minimaal twee keer per jaar) komen de deelnemers bij elkaar om één of meerdere instrumenten te bespreken. Daarbij worden door de deelnemers ingebrachte voorbeelden vergeleken, het gebruik geëvalueerd, de beste elementen bewaard, zwakke delen verbeterd, het geheel samen besproken en verder aangescherpt;
- De nieuwe versie wordt met bronvermelding en toelichting als algemeen voorbeeld/standaard op de website geplaats en kan vervolgens weer door iedereen worden gebruikt en gerecenseerd.
Er worden net zoveel instrumenten per jaar onder handen genomen als er deelnemers zijn. Van elke deelnemende organisatie wordt minimaal één tool van zijn voorkeur uitgewerkt. Op deze wijze wordt de toolbox gefaseerd uitgebouwd, waarbij wordt aangesloten bij de wensen van de deelnemers en in een tempo dat past bij het aantal deelnemers.
Ontsluiting, openbaarheid en meerwaarde van deelname
Alle ingebrachte instrumenten en uitgewerkte tools worden in principe op een openbaar deel van de website gezet, tenzij de inbrenger of de groep hier bezwaar tegen heeft. Gedachte hierbij is dat parijen anderen vooruit helpen door eigen “goede” tools in te brengen en anderen hen vooruit helpen met hun tools en denkkracht.
Deelname (en vooral de bespreking van de tools) is een effectieve vorm van kennisoverdracht en geeft zicht op de eigen professionaliteit (meten aan anderen, wat weet ik wel en wat niet, wat kan beter). In die zin heeft deelname meerwaarde boven het gebruik van de web-versie. Daarbij kunnen partijen die meedoen mede bepalen aan welk tools wordt gewerkt (aansluiting bij eigen opdracht).
Hoe meer deelnemers, hoe meer tools onder handen kunnen worden genomen en hoe meer het werkveld in het algemeen en de deelnemers in het bijzonder er iets aan hebben.
Kosten
Deelnemers brengen tools en hun recenties in 'om niet', waarbij de trekker toeziet op de balans tussen halen en brengen (het actief uittesten van tools is ook een vorm van brengen).
Reguliere kosten van het organiseren, bewerken, enz. zijn:
- € 1.000,- voor partners van Bouwstenen voor Sociaal (partner worden?)
- € 1.500,- voor andere deelnemers.
Organisatie en informatie
De Toolbox Maatschappelijk Vastgoed is een initiatief van Bouwstenen voor Sociaal in samenwerking met het Instituut voor Vastgoedmanagement. De trekker organiseert het leerproces en ziet toe op samenhang en kwaliteit van de toolbox.
Meer informatie bij:
- Patrick de Kort van het Instituut voor Vastgoedmanagement en trekker van de Toolbox (06 83336917).
- Ingrid de Moel vanuit Bouwstenen voor Sociaal (06 52310845).
Aanmelding
U kunt zich hier aanmelden.
Bij aanmelding graag meteen opgeven:
- Wie vanuit uw organisatie contactpersoon is
- Welke tools uw organisatie in brengt
- Welke tools u graag uitgewerkt ziet